Planen einer Retrospektive

Ich hatte eine Retrospektive, die nicht wirklich optimal verlaufen ist. Das lag nicht am Feedback, sondern am Ablauf des gesamten Meetings. Der Grund dafür lag bei mir. Ich hatte mir einfach nicht die notwendige Zeit für die Vorbereitung genommen. Das habe ich als Anlass genommen, darüber nachzudenken, was ich konkret verbessern muss, um für alle einen konstruktiven Rahmen für eine Retrospektive zu schaffen.

Erwartungshaltung

Natürlich hat jeder von der Retrospektive eine Erwartungshaltung, manche empfinden das Meeting als sinnlos. Letzteres ist ein eindeutiger Indikator dafür, dass Verbesserungen am Ablauf bzw. der Form des Meetings vorzunehmen sind, denn eine Retrospektive kann zu massiven Verbesserungen führen.

Ist jedem bewusst, welches Ergebnis die Retrospektive haben soll? Am Ende der Retrospektive soll eine Liste von Maßnahmen sein, die bis zur darauffolgenden Retrospektive abgearbeitet werden kann.

Grundlegende Fragen zur Retrospektive

Dem Meeting sollten Basisfragen zu Grunde liegen. Diese solltem jeden bewusst sein bzw. bewusst gemacht werden. In 8 Erfahrungen die ich mit Scrum gemacht habe bin ich bereits auf die Retrospektive (Punkt 3) eingegangen und habe einige Fragen formuliert, die man sich bzw. dem Team stellen sollte:

• Was ist im letzten Sprint gut gelaufen?
• Was ist im letzten Sprint schlecht gelaufen?
• Gibt es generell Probleme?
• Wo muss unbedingt etwas verbessert werden?
• Was wäre schön zu haben?

Diese Fragen sind ein schöner Ausgangspunkt. Mittlerweile erscheinen sie mir jedoch zu frei gehalten zu sein, da dadurch gewisse Themen nicht zum Vorschein kommen. Dies möchte ich zum Anlass nehmen, um sie weiter zu verfeinern:

• Wurden alle getroffenen Maßnahmen der letzten Retrospektive umgesetzt?
• Hat es eine Verbesserung/Verschlechterung am Prozess gegeben?
• Wie hat die Kommunikation innerhalb des Teams funktioniert? Wie mit angrenzenden Bereichen?
• Kann am Tooling etwas verbessert/vereinafcht werden?
• Waren alle Informationen für das Ausführen der Aufgaben vorhanden?
• Sind alle Informationen vorhanden, um einen Überblick zu erlangen, wofür alle Arbeiten überhaupt ausgeführt werden?
• Hat es Abhängigkeiten gegeben? Wenn ja, waren diese (gut) aufgelöst, oder ist es zu Verzögerungen/Behinderungen/Nacharbeiten etc. gekommen?
• Waren die Spezifikationen vollständig, korrekt oder war zusätzlicher Klärungsbedarf notwendig?
• Wurden Entscheidungen getroffen, die besonders gut oder schlecht waren?
• Was entsprach meiner Erwartung, was nicht? (beispielsweise eine konkrete Umsetzung)

Mit diesen Fragenstellungen sollten sich genügend positive als auch verbesserungswürdige Punkte finden lassen. Daraufhin können gezielte Maßnahmen definiert werden. Der Vorteil daran ist, dass diese Fragen schon so tief in mögliche Problemherde eintauchen, dass dann auch wirklich jedem etwas dazu einfällt.

Einsammeln der Meinungen

Die Meinungen selbst können auf unterschiedlichste Art und Weise eingesammelt werden. Oftmals wird dies mit Kärtchen oder Post-Its erfasst. Natürlich kann auch der Moderator eine Rundfrage starten und die Meinungen einsammeln. Wichtig ist, dass jeder zu Wort kommt und seine Themen anbringt. Eine Diskussion über die Meinungen ist zu diesem Zeitpunkt nicht zielführend und sollten vom Moderator unterbunden werden. Verständnisfragen sind allerdings erlaubt.

Idealerweise bereitet sich nicht nur der Moderator auf dieses Meeting vor. Wenn jeder bereits mit einer vorbereiteten +/- Liste kommt, kann mann viel Zeit sparen bzw. sich auf das Festlegen der Maßnahmen konzentrieren.

Maßnahmen festlegen

Schließlich müssen wir aus allen bekannten Meinungen Maßnahmen entwickeln, die eine Veränderung herbeiführen. Die Maßnahmen sind zu dokumentieren (im übrigen auch die positiven Aspekte!). Wenn es mehr Maßnahmen sind, als bis zur nächsten Retrospektive umgesetzt werden können, ist dies ebenfalls zu dokumentieren (Führen eines Maßnahmenkataloges).

Wichtig ist, dass sich das Team nicht mit den Maßnahmen überfordert, sondern sich nur eine realistische Menge vornimmt. Besser eine langsamere und stete Verbesserung als Frust, weil es zu gar keiner Veränderung kam und Punkte immer wieder bei der Retrospektive landen. Dazu bietet es sich an, die einzelnen Maßnahmen zu priorisieren, wobei keine der Maßnahmen gleich wichtig sein darf. Daraus ergibt sich eine schöne Reihenfolge aus der dann beispielsweise die ersten drei Maßnahmen in der nächsten Iteration umgesetzt werden.

Die verbleibende Liste wird in der nächsten Retrospektive um eventuell neue Punkte ergänzt und ebenfalls wieder bewertet.

Fazit

Eine Retrospektive kann nur funktionieren, wenn sich das Team auf bestimmte Grundregeln festlegt und auch eine gemeinsame Erwartungshaltung definiert. Zu Beginn muss die Erwartung durch gezielte Fragestellungen in Erfahrung gebracht werden. Im Laufe der Zeit spielt sich der Ablauf ein und es reicht wohl, wenn jeder mit einer +/- Liste zur Retrospektive kommt. Ich kann nur jedem anraten, sich für dieses Thema ausreichend Zeit zu nehmen.